Šių metų sausis – šventinis Vilniaus apskrities vyriausiojo policijos komisariato Migracijos valdybai (toliau – Migracijos valdyba): suėjo penkeri jos, kaip savarankiško Vilniaus policijos padalinio, veiklos metai.

Rašiklį pakeitė kompiuteris

2008 m. naujasis Vilniaus policijos padalinys į vieną vietą sujungė visus sostinės policijos pasų poskyrius ir Migracijos skyrių, naujoje tarnyboje sudarydama tik du – Pasų ir Užsieniečių reikalų skyrius. Tokia pertvarka pagerino personalo darbo ir piliečių aptarnavimo sąlygas. Pradėta dirbti „vieno langelio“ principu, kas sudarė galimybę piliečiams vienoje vietoje gauti visą dominančią informaciją apie asmens dokumento gavimo sąlygas, pateikti dokumentus ir sužinoti administracinės procedūros sprendimą. Tačiau piliečių prašymai įgyti naują asmens dokumentą buvo pildomi ranka, dešimtmečiais nesikeitusiais darbo metodais buvo atliekamos kitos funkcijos, todėl interesantų aptarnavimo procedūra užsitęsdavo. Tokia paslaugų kokybė netenkino vadovauti Migracijos valdybai paskirtojo viršininko Gintaro Bagužio. Jis siekė migracijos padalinio paslaugas perkelti į elektroninę erdvę ir Migracijos valdybą padaryti modernia įstaiga. „Pasinaudodami toliau mokslo ir technologijų srityje pažengusių valstybių patirtimi, modernizavome Migracijos valdybą – pirmieji pradėjome naudoti automatinę asmenų prašymų formų pildymo sistemą. Dirbti nauja – asmens biometrinių duomenų registravimo įranga – ėmėme vieni pirmųjų Europoje. Šia įranga nuskaitomi asmens pirštų atspaudai, veido atvaizdas, asmens parašas. Naujos automatizuotos technologijos pagerino asmens duomenų apsaugą, piliečių aptarnavimo sąlygas – sutrumpėjus interesantų aptarnavimo laikui, pavyko sureguliuoti piliečių srautus“, – sako Migracijos valdybos viršininkas Gintaras Bagužis. Piliečių aptarnavimo kokybė Migracijos valdyboje, taip pat ir darbuotojų darbo sąlygos buvo gerinamos nuolat. Savo veiklą pradėjusi nuo sostinės policijos migracijos padalinių sujungimo, šiandien Migracijos valdyba yra viena moderniausių ir kokybiškiausias viešąsias paslaugas teikiančių tarnybų šalyje. Tai patvirtina piliečių padėkos, Lietuvos ir užsienio šalių ekspertų pastebėjimai. Sėkminga Migracijos valdybos veikla, kokybiška interesantų aptarnavimo sistema, kiti modernūs didžiausio šalies policijos migracijos padalinio sprendimai paskatino Policijos departamento prie Vidaus reikalų ministerijos vadovus imtis migracijos tarnybos pertvarkos visose apskrityse.

Šiandien Migracijos valdyba yra pavyzdinis migracijos tarnybos padalinys ir tokį pripažinimą jai lėmė sėkmingas informacinių technologijų panaudojimas, nuolat modernizuojamas klientų aptarnavimo stilius, profesinis bendradarbiavimas su užsienio kolegomis, veiklos tobulinimas atsižvelgiant į jų siūlymus ir patirtį.

Penkmečio renginius papildė kolektyvo tradicijos

Sėkmingus penkerius veiklos metus Migracijos valdybos kolektyvas paminėjo penkiais renginiais, kurie prasidėjo praėjusių metų paskutinįjį mėnesį – būtent 2007 m. gruodį dabartinis vieningas kolektyvas atskiromis grupėmis pradėjo kraustytis į naujas patalpas Naugarduko gatvėje.

Vienas pirmųjų renginių atspindėjo kolektyvo aistrą sportui – gruodžio 4 d. Vilniuje, „Sportimos“ arenoje surengtas futbolo turnyras „Migracijos valdybai – 5-eri“. Draugiškas futbolo turnyras pasirinktas norint pasidžiaugti gražia kolektyvo tradicija sportuoti, atnešusia jam pergalių net tarptautinėje arenoje. Penkmečio šventės futbolo turnyre dalyvavo keturios futbolo komandos: Lietuvos nacionalinio radijo ir televizijos, Lietuvos Respublikos užsienio reikalų ministerijos, Asmens dokumentų išrašymo centro prie Vidaus reikalų ministerijos vyrų futbolo komandos ir moteriškosios Migracijos valdybos mix (bendra vyrų ir moterų) futbolo komanda. Mišri Migracijos valdybos komanda, be abejo, nusileido vyriškai jėgai ir prizines vietas užleido savo mėgstamo žaidimo partneriams, neprarasdama vilties buvusias tvirtas pozicijas atsikovoti mažiau šventiniuose turnyruose.

Dar vienas kolektyvo tradicijas puoselėjantis renginys, taip pat vykęs gruodį, buvo pavadintas „Penkmečio Kalėdos“. Šventinis renginys iš ankstesniųjų išsiskyrė nuotaikingu koncertu, kurį surengė dainuojantys ir šokantys darbuotojų vaikai, proginės vaišės ir žiemos puokštės.

Konferencija „Matykime žmogų!“

Kadangi būtent sausį prieš penkerius metus naujai suformuotame migracijos padalinyje buvo pradėti aptarnauti interesantai, kiti penkmečio minėjimo renginiai vyko sausio mėnesį. Sausio 9 d. buvo surengta metodinė-praktinė konferencija „Matykime žmogų!“. Ji buvo skirta aptarti viešajame sektoriuje teikiamų paslaugų kokybę. Anot G. Bagužio, nesinori sustoti ties pasiektu, reikia galvoti apie naujas piliečių aptarnavimo gerinimo galimybes, kurių atrasti ir tikėtasi rengiamoje konferencijoje, kurioje dalyvavo mokslininkai, teoretikai ir praktikai. Pranešimus skaitė Mykolo Romerio universiteto doc. dr. Vainius Smalskys ir doc. dr. Ignas Dzemyda, Vilniaus universiteto lektorius, komunikacijos specialistas dr. Andrius Šuminas, Gyventojų registro tarnybos direktorė Marija Norkevičienė, psichologas Pavel Pavliučenko, apie uniformas įstaigoje kalbėjo būsimoji dizainerė Justina Zablockytė. Konferencija „Matykime žmogų!“ surengta Vilniaus dailės akademijoje, taip norint sujungti du renginius – konferenciją lydėjo  jaunų dizainerių darbų, sukurtų drabužių, juvelyrinių dirbinių, kitos kūrybos pristatymas.

Kadangi konferencijoje kalbėta apie efektyvesnio interesantų aptarnavimo galimybes, joje neapsieita be pastabų apie būtinybę stiprinti valstybės tarnautojų motyvaciją, kelti darbuotojų kvalifikaciją ir ugdyti jų profesionalumą. Šios mintys itin susisiejo su Mykolo Romerio universiteto Viešojo administravimo katedros vedėjo V. Smalskio pranešimu „Lietuvos valstybės tarnybos raidos ir modernizavimo aspektai 1990–2012 m.“, kuriame be istorinio aspekto buvo skirta vietos valstybės tarnautojų kvalifikacijos reikalavimams ir karjeros galimybėms aptarti, priminti, kaip per minimą laikotarpį buvo siekiama užtikrinti atkuriamos valstybės administracinių gebėjimų ir profesionalumo dermę, kaip valstybės tarnyboje buvo mėginama įgyvendinti karjeros modelį, kuris, kaip buvo tikimasi,  turėjo įtvirtinti politinio neutralumo, hierarchinio pavaldumo ir karjeros principus.

Naujoji viešoji vadyba

Šiandien vis dar nauja įstaigoms su interesantais bendrauti naujųjų technologijų pagalba. O jos taip pat formuoja piliečių supratimą apie organizaciją. Kokia daroma įtaka, kokie būdai gerinti išorės komunikaciją medijų pagalba, konferencijoje pasakojo Vilniaus universiteto Komunikacijos fakulteto Informacijos ir komunikacijos katedros lektorius dr. A. Šuminas. Pranešime „Institucinė komunikacija interaktyviose medijose“ buvo išskirti šalyje labiausiai lankomi tinklalapiai. Tai – Facebook.com,  Youtube.com,  Wikipedia.org. A. Šuminas atskleidė pagrindines socialinių medijų galimybes: padidinti susidomėjimą institucija, parodyti institucijos „žmogiškąjį veidą“, apsaugoti institucijos reputaciją, sutelkti interesantų bendruomenę, įtraukti bendruomenę į institucijos vykdomas veiklas. Tai padėtų gerinti vartotojų aptarnavimą, lengviau būtų sužinoti paslaugų vertinimą, koordinuoti visuomenę ir t. t.

Kiek klientų aptarnavimo standartas, įstaigos misija yra susijusi su strateginiu įstaigos ar organizacijos valdymu? Apie įstaigos efektyvesnio valdymo poreikį konferencijoje kalbėjo Mykolo Romerio universiteto Politikos ir vadybos fakulteto Vadybos instituto doc. dr. I. Dzemyda. Pranešime „Modernus viešasis valdymas“ I. Dzemyda supažindino su naujosios viešosios vadybos trūkumais ir privalumais, strateginio valdymo svarba ir tam tikros grupės vertybėmis, t. y. tam tikromis moralinėmis nuostatomis, pagal kurias grupė gyvena, kuria organizaciją. Vietos konferencijoje buvo skirta ir vadovo vaidmeniui atskleisti. Vadovas – tai įstaigos veidas, nusprendžiantis, kaip ir kokio lygio bus teikiama paslauga, kokia yra darbuotojo vieta, jo motyvacija ir pasitenkinimo lygis darbe, koks jo požiūris į klientą.

„Pirmiausia gerbkime save“...

Taiklia fraze konferencijos „Matykime žmogų!“ dalyvius sveikino Vilniaus apskrities vyriausiojo policijos komisariato viršininkas Kęstutis Lančinskas. Kaip reikėtų elgtis, kad bendravimas su interesantais būtų sėkmingas? Atsakymus į šį klausimą konferencijos dalyviai išgirdo Vilniaus vyriausiojo policijos komisariato Personalo skyriaus Psichologų grupės specialisto P. Pavliučenko pasisakyme „Bendravimas su žiniasklaida“. Apie tai, kokią įtaką įstaigos lankytojui turi jį aptarnaujančio personalo išvaizda, apie uniformos atsiradimą ir jos svarbą bendram įstaigos ar organizacijos įvaizdžiui pasakojo Vilniaus dailės akademijos Kostiumo dizaino katedros bakalauro studijų ketvirtakursė Justina Zablockytė. Jos pranešimą lydėjo Vilniaus dailės akademijos Kostiumo dizaino katedros studentų kūryba – svečiams buvo pristatyta Melitos Rus juvelyrinių dirbinių paroda ir Astos Labžentytės bei Birutės Simokaitytės drabužių kolekcijos: A. Labžentytė, kurios darbo vadovė Kostiumo dizaino katedros vedėja Jolanta Vazalinskienė, pristatė kolekciją pavadinimu „Gylanija“, B. Simokaitytė – kolekciją „Simbolis. Plaukai“ (darbo vadovė – profesorė Jolanta Talaikytė).

Konferencija „Matykime žmogų!“ sumanyta tam, kad drauge būtų galima apžvelgti  viešajame sektoriuje teikiamų paslaugų kokybę, panagrinėti keleto įstaigų piliečių aptarnavimo tvarką, išorės komunikacijos, piliečių ir juos aptarnaujančio personalo bendravimo trūkumus, pasidalyti patirtimi, kaip jų išvengti ir sukurti kuo patrauklesnę aplinką žmogui. Neabejota, kad konferencijoje susirinkę įvairių sričių specialistai suteiks naudingų patarimų, įžvalgų pažangiai veiklai, jų komentarai bus svarbūs siekiant teigiamų pokyčių viešųjų paslaugų sektoriuje. Suvienijus bendras žinias ir įgyvendinus novatoriškas paslaugų teikimo idėjas, piliečių aptarnavimo kokybė tik pagerėtų.

Penkmetį vainikavo žvaigždžių koncertas

Kulminacinis Migracijos valdybos penkerių metų sukakties proga surengtas renginys – šventinis koncertas ir darbuotojų apdovanojimai sausio 25-ąją. Migracijos valdybos kolektyvui dainavo vienuoliktojo tarptautinio džiazo vokalistų konkurso „Jazz Voises“ pagrindinio prizo laimėtoja Gina Kazlauskaitė, Artūro Noviko džiazo mokyklos moksleiviai, šoko Generolo Jono Žemaičio Lietuvos karo akademijos pramoginių šokių kolektyvas, Lietuvos kariuomenės Vilniaus įgulos karininkų ramovės liaudiškų šokių ansamblis „Neris“, modernų šokį atliko baleto artistė Karolina Kropa, vakarą baigė Lietuvos šlagerių karalius Vytautas Šiškauskas. Nuotaikingos nominacijos buvo skirtos tam tikrą veiklą atliekantiems darbuotojų grupėms, todėl nominuoti už visus penkerius veiklos metus buvo visi Migracijos valdybos darbuotojai. 

  Loreta Tumalavičienė,

Vilniaus apskrities VPK Veiklos organizavimo grupės specialistė